Administrasi Museum
\
Disampaikan pada Workshop Administrasi Museum, Dinas Kebudayaan Kabupaten Sleman, 14 November 2023.
Terdapat dua pengertian dari administrasi museum, yaitu masalah pengelolaan museum (baik terkait kepemilikan oleh suatu lembaga atau masalah pengelolaan internal), dan masalah catat-mencatat terkait dengan keberadaan dan aktivitas museum.
Peraturan Pemerintah nomor 66 tahun 2023 tentang Museum menyatakan terdapat dua bagian yang membantu kepala dalam mengelola museum, yaitu bagian “administratif” dan “teknis” dengan menyebut adanya dua kategori pekerja semacam itu. Akan tetapi, masalah catat-mencatat tidak hanya urusan bagian administratif. Bahkan, dalam PP tersebut juga memasukkan bagian rumah tangga dan bagian keamanan ke dalam tenaga administratif.
Jika mengikuti The Liang Gie tentang definisi administrasi, maka kegiatan administratif ada di berbagai bagian di museum. Bagian kepegawaian yang merupakan tenaga administratif dan bagian kuratorial yang merupakan tenaga teknis akan melakukan kegiatan administratif.
Mencermati beberapa peraturan tentang museum (dan museum tertentu) yang ada di Indonesia, maka terlihat pola tanggung jawab dari setiap bagian secara berturutan adalah:
- melakukan perencanaan kegiatan,
- melakukan kegiatan yang telah direncanakan,
- melakukan evaluasi atas kegiatan yang direncanakan atau dilakukan,
- melakukan penyimpanan/pemeliharaan dokumen, dan
- melakukan pelaporan kegiatan.
Dari kegiatan-kegiatan tersebut dapat dibayangkan dokumen yang muncul pada setiap tahapnya.
Di sisi lain, borang Standardisasi Museum dari Kemendikbud (Lampiran Permendikbudristek no 24 tahun 2022) menuntut penyediaan dokumen secara lebih rinci. Selain dokumen terkait organisasi museum (seperti legalitas, SDM), untuk setiap kegiatan dituntut dokumen sebagai berikut:
- Kebijakan
- Prosedur Operasional Standar
- Dokumen kegiatan.
Menurut kebiasaan, juga diperlukan jenis dokumen seperti manual prosedur, yang mirip dengan POS namun lebih terkait dengan penggunaan suatu alat atau sistem.
Penyelenggaraan administrasi yang baik dapat menjadi bagian dari manajemen risiko dari pengelolaan museum. [z]
